マイナンバー制度特集

マイナンバー制度特集

いよいよ、2016年1月1日よりマイナンバー制度の運用が始まりました。 マイナンバー制度は、「マイナンバー」「マイナンバーカード」「マイナポータル」という3つの社会インフラで構想されています。当面、マイナンバーは、税と社会保障、災害に限定されています。違反すれば刑事罰が適用されます。現在税務当局は、適正な申告を確保するために、納税者本人の税務申告と、給与・年金の支払者や配当の支払者などからの法定調書の情報を、国税総合管理(KSK)システムでマッチングしています。そのマッチングは住所や氏名で行っているため、引っ越しや姓の変更、入力ミス等によって、「消えた年金問題」のような不具合が生じているようです。しかし、マイナンバーを導入すれば、法定調書の名寄せや納税申告書とのマッチングを正確かつ効率的に実施できるようになります。つまりマイナンバーの番号の本質はマッチング機能なのです。 マイナンバー制度は、法律に基づいて整備されています。正式名称は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(2013年5月公布)です。あまりにも長い名前ですので「マイナンバー法」や「番号法」と呼ばれています。この特集では「番号法」という呼び方を使います。

マイナンバー制度は3つの要素からなっています。 第1は「付番」です。住民票を有する全ての個人に対して、1人に1つの番号が、他の人と重複しないように割り当てられています。もう皆さんのお手元に届いていると思います。 第2は「本人確認」です。本人確認とは「個人が自分が自分であることを証明し、他人によるなりすましを防ぐ」ための行為です。少し戸惑いますが、仕事や商売上、今後重要になってくる行為です。本人確認や番号確認のために使える「マイナンバーカード」が交付(希望者に)されます。交付申請は個々人の選択(自由)ですが、持っておかれたほうが便利だと思います。 第3は「情報連携」です。これは、法律で認められた複数の機関がそれぞれ管理する、同じ人に関する情報を紐付けして、相互にやりとりし活用することを意味しています。例えば、社会保険の納付状況と税務申告状況を比較することなどができると言われています。 この情報連携にあたっては情報提供ネットワークシステムを利用することになっています。そして、このシステムを通じた個人情報のアクセス記録を基に、個人が自分に関する情報のやりとりの記録を確認したり、行政機関が持つ自らの情報内容を確認したり、行政からのお知らせを確認することができる「マイナポータル」が準備されています。「マイナポータル」の運用開始は2017年1月と言われていますが、そのポータルサイトにアクセスできない(手段を持たない)「情報弱者」の方々への対策はどうなっているのか等々、まだまだ取り組むべき課題があるように思います。

図1にある特定個人情報保護委員会(www.ppc.go.jp/)は、日本の内閣府の外局のひとつです。マイナンバー制度の実施にあたり、個人番号その他の特定個人情報の有用性に配慮しつつ、その適正な取り扱いを確保するために必要な措置を講じることを目的として設置(2014年1月1日)されています(「ウィキペディア」参照)。公正取引委員会や国家公安委員会と同じ、独立性の高いいわゆる三条委員会と位置づけられています。監視・監督、立入検査権を持っています。委員長は堀部政男元一橋大学法学部教授、委員は6名(現在4名)の合議制で運営されています。事務局スタッフは55名(2015年10月5日取材時)。今後、ますますその役割が重要になってくる委員会です。

もう会社や事業所の基本方針を決め、社内研修やマイナンバーの取得作業を開始されているところはそのまま続けて下さい。まだの方はまだ間に合いますから、あせる必要はありません。事業実態から、来年度の年末調整から必要な事業所もあると思います。 しかし、マイナンバー制度への対応は任意ではありませんので、どうせやるなら早く取り組みを開始したほうがいいと思います。この際、わが事業所の「特定個人情報の基本方針」【参照見本・資料1】を作成し、内外に明らかにしてみてはいかがでしょうか。これまで以上に信用力がアップすると思います。 このような基本方針は、ガイドライン上必須とはされていませんが、簡単なものでもいいですから定めておくといいと思います。マイナンバー制度は、全従業員が対象です。少人数の事業所であれば、代表自らが先頭に立っていく必要があります。基本方針があれば、それが共通のベースになると思います。

担当者が常にやるべきこと

マイナンバー制度は「番号法」という法的根拠を持っていますが、具体的なルール(実務作業を含め)は各種「ガイドライン」で決まっていきます。それも随時確定していきますので、その動きを的確に把握しておく必要があります。 その「ガイドライン」も全ての事案が網羅されているわけではありません。しかし書かれている事案に反することをしてはならないのです。当面の情報集約のポイントは次の通りです。

1.次の2つの「ガイドライン」チェックは最低限必要 ● 特定個人情報保護委員会関連のガイドライン → www.ppc.go.jp/legal/policy/ ● 経済産業省関連のガイドライン → www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/    2.2016年当初から始まる分野に限定した情報収集 ● 税務関連と社会保障関連 補足:余裕が出てきたら、特定個人情報保護委員会の事業者向けガイドラインに関するQ&Aからの実用的な抜粋づくりをおススメします。そして、マイナンバーの将来的な動向に関する資料収集も大切です。

現在のマイナンバー制度の利用範囲は社会保障、税、災害対策に限定されています。民間会社(法人や個人すべての事業者)では、従業員の給与や福利厚生などの社会保障と税に関する手続き書類の作成があります。 これらの手続き上、従業員や取引先にマイナンバーの提供を求める必要があります。マイナンバー制度の導入に伴い、関係書類にマイナンバーの記載が必要となっているからです。 例えば、建設業には個人事業主が多く存在しますが、個人事業主であっても、労働者を雇用する以上は当該労働者からマイナンバーの提供を求める必要があります。 また、商取引においてマイナンバーの取得が必要となるのは、源泉徴収義務があり、支払調書作成対象となる税理士、社会保険労務士、建築士、測量士、土地家屋調査士等との取引に限られています。 マイナンバーは取得した後が大切です。特定個人情報保護委員会が、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」(平成26年12月11日)[pdf]を発表しています。ガイドラインですから「指針」です。マイナンバー制度の導入に当たって、情報漏えい等の防止のために構ずべき措置・検討手順の内容を指示しています。 民間会社はこれに則って、自社の情報管理に万全の対策を取らなければならないのです。【図3】は、その流れと項目を表しています。 マイナンバーの提供を求める際には、マイナンバーを確認する「番号確認」と、その番号が本人のものであるかを確認する「身元確認」を行う必要があります。確認する方法(確認資料等)は【図4】の通りです。

今回の「番号法」で話題となっている条項があります。「委託先の監督責任」(番号法第11条、個人情報保護法第22条)です。 会社(個人)が、いつもお世話になっている税理士さんや社会保険労務士さんの事務所に社会保険や税務などの手続き業務を委託している場合には、委託先である事務所の「安全管理措置」などを確認し、適切に個人情報の管理をしているかを「監督する義務」があると言うのです。驚きです。考えたくもないのですが、もしも委託先である事務所が個人番号を漏えいした場合には、委託元(委託した側)である会社(個人)も監督責任を負うことになるようです。 【図5】のイラスト中の「必要かつ適切な監督」とは設備、技術水準、従業員への監督・教育状況の十分な委託先を選び、その会社と安全管理措置に関する規定を盛り込んだ委託契約を締結のうえ、運営状況を監督していくことのようです。小規模企業者にとっては、何とも負荷のかかる話です。

今回の「番号法」で話題となっている条項があります。「委託先の監督責任」(番号法第11条、個人情報保護法第22条)です。 会社(個人)が、いつもお世話になっている税理士さんや社会保険労務士さんの事務所に社会保険や税務などの手続き業務を委託している場合には、委託先である事務所の「安全管理措置」などを確認し、適切に個人情報の管理をしているかを「監督する義務」があると言うのです。驚きです。考えたくもないのですが、もしも委託先である事務所が個人番号を漏えいした場合には、委託元(委託した側)である会社(個人)も監督責任を負うことになるようです。 【図5】のイラスト中の「必要かつ適切な監督」とは設備、技術水準、従業員への監督・教育状況の十分な委託先を選び、その会社と安全管理措置に関する規定を盛り込んだ委託契約を締結のうえ、運営状況を監督していくことのようです。小規模企業者にとっては、何とも負荷のかかる話です。

A食品卸のマイナンバーの取り組みと、ある決断

① A食品卸の概要 歴史:先々代が栃木から東京の漬物問屋に見習いとして勤め、42歳の時に独立。    漬物専門から食品卸にして成功。現在は3代目が継いでいる 構成:社長、専務(長男)、営業部員2人、経理担当(社長夫人)の計5人 ② マイナンバー担当者決定までのいきさつ ある夏の夕食の団欒で…    社長「ある会合でな、マイナンバーで経理がえらい変わるそうや」    「母さん、こんど商工会のセミナー行ってきたら」    「少し気になってたから、行ってくるわ」 その後、セミナーに参加してきたお母さんは…    「いやいやなんの、ネットがどうのこうのと、ようわからんかった」 セミナーの資料を見ていた長男が「俺、少し調べてみるわ」とインターネットはもちろん、友人知人に聞きまくり、調べれば調べるほど、あせりの気持ちが出てきたが、どう対策を打っていいのかもわからず、10月末にマイナンバーが届き家族で大騒ぎ。 社長の一言「専務、お前が一番調べてる、母さんから経理を引き継ぐええ機会や」と専務に一任。 ③ 現状把握から全員の合意へ 1.11月上旬、専務が社長と年末年始の状況を打ち合わせ 2.会社で個人番号を把握すべき人数:社長+専務+従業員3人+扶養家族7名(全て税務上の扶養)の計12名であることを確認

ある決断

社長を含めて5名の食品卸にとって、11月から年末までが1年で最も多忙な時期となるため、従業員への負担を考慮して年内は個人番号を取得しないことにしました。年内は、個人番号通知の案内を確実に受け取ることを呼びかけ、その重要性の説明を行います。会社では、安全に取得するための方法(取得から廃棄まで)などを年内に決定する予定です。 個人番号の管理はシステムを使わずに、「紙媒体での管理」でほぼ決まっています。システム関連の3社の話をお聞きしたのですが、年間委託料が6万円、10万円、30万円と開きがありました。 そして《ネットにつなぐからリスクが高まる》のが一番の大きな理由です。うちには先々代からの大きな金庫があります。その金庫で保管し、必要な時のみ社長と専務が対処することを伝えています。従業員全員皆、納得です。「それが一番わかりやすい」と母は喜んでいます。

マイナンバーを今一度おさらいしたいという方に一番のおススメは、内閣府のホームページで見ることができる「マイナンバー 社会保障・税番号制度が始まります!中小企業の皆さんへ(入門編)(平成27年5月版 内閣府)」(pdf資料)です。 参考:内閣府ホームページ「フリーダウンロード資料」コーナー www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/kouhousiryoshu.html

各書店でマイナンバー関連書籍のコーナーが設けられています。どの書籍も一長一短があります。その大きな理由は、発行時と「ガイドライン」とのずれです。「ガイドライン」は常に更新されていますので仕方のないことだと思います。この間、5ヵ所のセミナーと各取材を重ねてきました。大前研一さんがどこかで次のように述べられていました。「これだけの壮大なプロジェクトをシミュレーションもなしに進めるのはむちゃだ」。同感です。あるセミナーでは、財務省の見解と厚生労働省の見解が食い違い、短期間での調整不足を露呈していました。ネット関連業界はマイナンバーの関連事業で1兆円のビジネスチャンスと盛り上がっているようです。意外と「紙媒体で管理」する日本法令のセットが売れるような気がしています。  今回の特集は会報誌ティグレ編集部でまとめたものです。より詳しくは、最寄りのティグレグループにお問い合わせ下さい。特集の参考資料及び文献は以下の通りです。

『今押さえるべきマイナンバー理解のカギ』(社労士・税理士マイナンバー実務研究会編・労働新聞社)、『情報漏洩防止のカギ マイナンバー対応の実務』(社労士・税理士マイナンバー実務研究会&株式会社バルク編・労働新聞社)、『マイナンバー制度 企業のための実務対策』(税務研究会・税研情報センター編集発行)、『知らないではすまされない企業のマイナンバー対応』(大蔵財務協会発行)、『中小建設企業のためのマイナンバー対応マニュアル』(社会保険労務士法人エール監修・一般財団法人建設業振興基金編集&発行)、『小さな会社のマイナンバー制度』(村阪浩司著・あさ出版)、『従業員100人以下の中小規模事業者のためのマイナンバー対応』(小野純&西岡葉子共著・税務研究会出版部)、『入門マイナンバーの落とし穴』(週刊エコノミスト編集部編・毎日新聞出版)、『これだけは知っておきたいマイナンバーの実務』(梅屋真一郎著・日経文庫)、『マイナンバーで税制はこうなる!』(一般財団法人大蔵財務協会編発行)、『企業・団体のためのマイナンバー制度への実務対応』(影島広泰著・清文社)、「新社会基盤 マイナンバーの全貌』(市民が主役の地域情報化推進協議会番号制度研究会編・日経BP社)、『未来を拓くマイナンバー』(森信茂樹編著・中央経済社)『マイナンバー制度導入運用の手引書』(発売元・一般社団法人経営特訓協会)、『待ったなし! マイナンバーの取扱と安全管理』(特定非営利活動法人日本ネットワークセキュリティ協会主催セミナー用資料)


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